|
|
|
|
|
|
| 3.1. |
Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan
| 3.1.1. |
Kegiatan Berdasarkan Program Kerja
| 3.1.1.1. |
Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode
kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi
|
| 3.1.1.2. |
Kegiatan-kegiatan tersebut harus disyahkan Organisasi Kemahasiswaan
yang bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait
|
|
| 3.1.2. |
Kegiatan Non Program Kerja
| 3.1.2.1. |
Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi
|
| 3.1.2.2. |
Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar Organisasi
Kemahasiswaan yang bersangkutan
|
|
|
|
| 3.2. |
Proposal Kegiatan
| 3.2.1. |
Format Proposal Kegiatan
| 3.2.1.1. |
Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dan dilapisi plastik transparan
|
| 3.2.1.2. |
Halaman isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau
Kepanitiaan dengan ketentuan :
- Logo Politeknik Negeri Jakarta disebelah kiri atas dan Logo Organisasi /
Kepanitiaan disebelah kanan sejajar
- Ukuran kertas A 4 ( 21 x 29.7 cm),
- Bentuk huruf Arial Narrow 12,
- 1 ½ Spasi
- Mencantumkan alamat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan,
Nomor telepon dan Kontak perorangan/ HP/ Email
- Stempel Organisasi dan Kepanitiaan serta PNJ
|
| 3.2.1.3. |
Jilid Proposal
Dijilid dengan sampul belakang warna Kuning untuk MPM atau BEM, warna
Biru untuk UKM atau BO, dan Hijau untuk HMJ atau SMPK
|
| 3.2.1.4. |
Sistematika Penyusunan Proposal, harus berisi :
- Latar belakang
Memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan
- Nama dan Tema
Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti
sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan
tema (bila ada).
Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar
- Jenis Kegiatan
Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
- Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan
selaras dengan program kerja
- Sasaran Kegiatan
Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti
- Waktu dan tempat
Memuat :
| Hari/Tanggal |
: |
Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya |
| Waktu |
: |
Pukul berapa sampai berapa |
| Tempat |
: |
Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap |
- Susunan Kepanitiaan
Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa
- A c a r a
Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan beserta Narasumber
- Anggaran Dana
Cantumkan anggaran yang rasional / sesuai yang diperlukan, kalau perlu dari satuan ( @), hingga sub total, perkelompok, baru dari beberapa sub. Total dijumlah menjadi Total (jumlah keseluruhan dari sub-sub total), sehingga bisa terlihat perhitungan dana yang diperlukan dalam kegiatan itu, misalnya
- Kestari (Kesekretariatan)
1. Pembuatan Proposal 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
2. Pembelian Kertas dst (sub.total)
- Operasional Acara :
1. Pengadaan bunga 2 X Rp. 5000,- = Rp. 10.000,-
2. Transport pp @ dst (sub total)
- Pembuatan LPJ
1. Fotocopy undangan 10 X Rp.3000,- = Rp.30.000,-
2. Perbanyak LPJ dst sub.total)
TOTAL Rp………. (terbilang :………………………………………………………….)
- Penutup
Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan, mohon maaf bila terdapat segala kekurangan dalam pembuatan proposal tsb
- Lembar Pengesahan :
- Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut atas (centring)
- Sebelah kiri Ketua umum BEM. MPM, HMJ, UKM
- Sebelah kanan Ketua Pelasana Kegiatan
- Sebelah bawah (centring) mengetahui Pembantu Direktur III /
Ketua Jurusan ybs
|
|
| 3.2.2. |
Persyaratan pengajuan Proposal
| 3.2.2.1. |
Melalui Sub.Bagian Kemahasiswaan Politeknik Negeri Jakarta, dengan :
- Melampirkan surat permohonan Dana ditujukan kepada Pembantu Direktur II dan Mengetahui Pembantu Direktur III Politeknik Negeri Jakarta
- Surat Ijin Kegiatan ditujukan kepada Pembantu Direktur III PNJ
- Pengajuan Proposal paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum hari “H”
|
| 3.2.2.2. |
BEM, MPM, UKM dan HMJ yang telah selesai melaksanakan kegiatan, namun belum
menyampaikan Laporan Pertanggung Jawabannya (LPJ), maka tidak diperkenankan
pengajukan Proposal berikutnya.
|
| 3.2.2.3. |
Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis (LPJ), kepada
Pembantu Direktur III, paling lambat / minimal 6 (enam) hari kerja
|
| 3.2.2.4. |
Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Bendahara DIKS / Sekretaris Pembantu
Direktur III untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke
Pembantu Direktur III untuk ditanda tangani
|
| 3.2.2.5. |
Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid / berbentuk buku,
dengan ketentuan ; untuk Proposal : 1 asli, 2 fotocopy dan Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ) : 1 asli 1 Fotocopy.
|
| 3.2.2.6. |
Proposal dari Himpunan Mahasiswa Jurusan, harus diparaf Sekretaris Jurusan II,
Mengetahui / ditanda tangani oleh Ketua Jurusan yang bersangkutan.
|
| 3.2.2.7. |
Setiap mencantumkan nama mahasiswa dalam Proposal, wajib mencantumkan juga
Nomor Pokok Mahasiswa / Nomor Induk Mahasiswa yang bersangkutan.
|
| 3.2.2.8. |
Pengeluaran Dana kegiatan oleh bagian keuangan pada Proposal yang diajukan adalah :
6 (enam) hari kerja sebelum hari “H” (hari pelaksanaan kegiatan)
|
|
|
|
| 3.3. |
Sponsor Kegiatan
| 3.3.1. |
Sponsor yang mendukung / mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan
sebagai berikut :
- Saling Menguntungkan
- Bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik
- Bukan Produk Minuman Keras
- Bukan Produk Minuman Keras
- Bukan Produk Yang Berkonotasi Seks
- Bukan Produk Illegal atau Barang Terlarang
- Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas, akan diatur kemudian
|
| 3.3.2. |
Pemasangan atribut sponsor harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
- Mendapat izin secara tertulis dari Pembantu Direktur III atau BEM
- Ditempatkan pada lokasi yang sudah ditetapkan
- Tidak mengganggu ketertiban, keindahan dan kebersihan
|
|
| 3.4. |
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
- Pertanggung jawaban keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut:
- Pembelian barang dengan harga Rp. 1.000.000 ke atas harus menggunakan materai Rp 6.000 dengan PPn.
- Pembelian dengan harga di bawah Rp. 1.000.000 sampai Rp. 250.000 menggunakan materai Rp. 3.000.
- Kwitansi pembayaran photo copy harus melampirkan contoh
- Diserahkan ke Bendahara DIKS / Sekretaris Pembantu Direktur III untuk dievaluasi dan diparaf (disyahkan), selanjutnya diserahkan kepada Pembantu Direktur III untuk ditandatangani.
- Laporan Pertanggung Jawaban harus dijilid dengan ketentuan yang sama dengan proposal dan dibuat 2 (dua) rangkap.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Halaman Utama
